Tutti i datori di lavoro privati, con l'eccezione di quelli domestici, debbono istituire il c.d. “libro unico del lavoro” (destinato a sostituire libri come, ad esempio, quello di matricola e di paga), nel quale vanno riportati tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l'anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative

Nel libro unico del lavoro deve essere effettuata ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, comprese le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate specificatamente.

Il libro unico del lavoro deve, altresì, contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l'indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi. Nella ipotesi in cui al lavoratore venga corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori e' annotata solo la giornata di presenza al lavoro.
 
Il libro va compilato, per il mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. 

Le modalità di tenuta del libro unico sono stabilite con decreto del Ministro del Lavoro, della Salute e degli Affari Sociali, da emanare entro 30 giorni; con lo stesso provvedimento è stato disciplinato il periodo transitorio. E' appena il caso di ricordare che, fin tanto non sarà emanato il Decreto ministeriale, i libri matricola continueranno ad essere obbligatori.
 
Il libro va conservato presso la sede legale dell’impresa (o presso i professionisti individuati dalla legge n. 12/1979) e possono essere esibiti agli organi ispettivi, intervenuti sul posto di lavoro, anche via fax o per e-mail.L’obbligo della consegna del prospetto paga (legge n. 4/1953) è assolto dal datore di lavoro con la consegna di copia delle scritturazioni effettuate sul libro unico del lavoro.

L'apparato sanzionatorio relativo al libro unico del lavoro:

1.   l'omessa esibizione del libro unico del lavoro è punita con una compresa tra 200 e 2.000 euro;
2. la mancata ottemperanza, entro 15 giorni e senza giustificato motivo, alla richiesta di documentazione da parte del personale addetto alla vigilanza, commessa dai professionisti individuati dalla legge n. 12/1979 è punita con una sanzione amministrativa compresa tra 250 e 2.000 euro che in caso di recidiva, sale ad una sanzione compresa tra 500 e 3.000 euro;
3. l’omessa o infedele registrazione, nell’ipotesi in cui dalla stessa discendano differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita da 150 a 1.500 euro, aumentata, se i lavoratori sono più di 10, in un “range” compreso tra 500 e 3.000 euro. Tale previsione sanzionatoria appare oltre modo giusta, in quanto l’omessa e infedele registrazione è punita soltanto se da ciò ne derivano danni e non per il solo fatto che non è stato fatto un adempimento materiale, da cui non scaturiscono effetti negativi;
4. la mancata compilazione entro il 16 del mese successivo è punita con una sanzione compresa tra 100 e 600 euro: tale somma aumenta se riguarda più di 10 lavoratori (da 150 a 1.500 euro);
5. la mancata conservazione del libro unico del lavoro è punita con una sanzione compresa tra 100 e 600 euro.
   

La contestazione di tali mancanze è opera degli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza. Il rapporto ex art. 17 della legge n. 689/1981 va inviato alla DPL competente per territorio.

Dal 25 giugno 2008 sono abrogate le seguenti norme in materia di libri obbligatori e di altre norme e di contrasto al lavoro irregolare:

1.  il libro matricola e del libro paga (previsti dall'articolo 134 del regio decreto 28 agosto 1924, n. 1422);
2.  il libro matricola e del libro paga per i datori di lavoro che abbiano alle proprie dipendenze giornalisti professionisti (previsti l’articolo 7 della legge 9 novembre 1955, n. 1122);
3. l’art. 39 del DPR 30 maggio 1955, n. 797, sull’obbligo, da parte del datore di lavoro, di registrare per ciascun prestatore di lavoro, sul libro matricola o su documenti equipollenti, il numero delle persone a carico per le quali sono corrisposti gli assegni e di trasmettere il documento di stato di famiglia e gli altri presentatigli dal lavoratore alla sede provinciale dell'istituto nazionale della previdenza sociale; e l’art. 41, sempre del DPR 30 maggio 1955, n. 797, sull’obbligo del datore di lavoro di registrare sul libro paga o su documenti equipollenti gli assegni corrisposti a ciascun lavoratore;
4. il DPR relativo al riordinamento del servizio di collocamento per i lavoratori dello spettacolo (decreto del Presidente della Repubblica 24 settembre 1963, n. 2053);
   
5. gli articoli 20, 21, 25 e 26 del DPR 30 giugno 1965, n. 1124 riguardanti l'istituzione e la tenuta del libro matricola e del libro paga;
   
6. l'articolo 42 della legge 30 aprile 1969, n. 153 che attiene alle modalità di conservazione dei libri paga e matricola;
7. la legge 8 gennaio 1979, n. 8, sull’impiego del personale artistico e tecnico nel settore dello spettacolo;
8. il DPR 21 gennaio 1981, n. 179, in materia di impiego del personale artistico e tecnico;
9. il Registro di impresa per i datori di lavoro agricolo (l’articolo 9-quater del DL 1° ottobre 1996, n. 510, convertito con modificazioni nella legge 28 novembre 1996, n. 608);
10. il comma 1178 dell’articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296, riferito all'omessa istituzione e l'omessa esibizione dei libri di matricola e di paga;
11. del decreto ministeriale 30 ottobre 2002 sulla tenuta e la conservazione dei libri di matricola e di paga;
    
12. la procedura telematica delle dimissioni volontarie da parte del lavoratore (la legge 17 ottobre 2007, n. 188;
13. il comma 32 lett d) dell’articolo 1 della legge 24 dicembre 2007, n. 247, che prevedeva aumenti contributivi per i contratti di lavoro a tempo parziale con orario inferiore alle dodici ore settimanali al fine di promuovere, soprattutto nei settori dei servizi, la diffusione di contratti di lavoro con orario giornaliero più elevato;
14. i commi 47, 48, 49 e 50 dell’articolo 1 della legge 24 dicembre 2007, n. 247 che prevedeva che al fine di contrastare il possibile ricorso a forme di lavoro irregolare o sommerso per sopperire ad esigenze di utilizzo di personale per lo svolgimento di prestazioni di carattere discontinuo nel settore del turismo e dello spettacolo, i relativi contratti collettivi stipulati dalle organizzazioni sindacali dei lavoratori e dei datori di lavoro comparativamente più rappresentative a livello nazionale possono prevedere la stipula di specifici rapporti di lavoro per lo svolgimento delle predette prestazioni durante il fine settimana, nelle festività, nei periodi di vacanze scolastiche e per ulteriori casi, comprese le fattispecie già individuate ai sensi dell’articolo 10, comma 3, del decreto legislativo 6 settembre 2001, n. 368;
15. i commi 1173 e 1174 dell’articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296, relativamente alla individuazione dei settori nei quali risultano maggiormente elevati i livelli di violazione delle norme in materia di incentivi ed agevolazioni contributive ed in materia di tutela della salute e sicurezza dei lavoratori.
    

Come detto le abrogazioni relative ai libri obbligatori paga e matricola avranno valore solo dopo l’istituzione del libro unico del lavoro da parte di un decreto del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali.

Abolito il registro del lavoro a domicilio e gli adempimenti conseguenti e il datore di lavoro che commette a domicilio lavori esterni all’attività produttiva deve riportare sul libro unico del lavoro sia il tipo che la quantità del lavoro che, infine, la misura della retribuzione (nuovo comma 5 dell’art. 3 della legge n. 877/1973).

Viene cancellato il libretto personale di controllo previsto dall’art. 10 e, in sua vece, soccorre il libro unico del lavoro ove vanno indicate le date di consegna, di riconsegna del lavoro, la qualità e la quantità (nuovo comma 1 dell’art. 10).

Viene abrogato l’apparato sanzionatorio previsto dall’art. 13, comma 2, della legge n. 877/1973 e è, poi, abrogato anche il successivo comma 6.